Anwendungsbeispiel: Benachrichtigung bei Calendly-Termin

In diesem Beispiel wollen wir demonstrieren wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, sobald jemand über Calendly einen Termin mit Ihnen vereinbart.

Kontaktfeld anlegen

  • Legen Sie zuerst ein Kontaktfeld des Types “Datum” an. Gehen Sie dafür auf Kontakte -> Kontaktfelder und klicken auf den grünen Button “Kontaktfeld hinzufügen”. 
  • Klicken Sie auf “Weiter” und bestimmen nun genau, ob es sich um ein Datum mit oder ohne Zeitangabe handelt - in der Regel wird es sich um ein Datum MIT Uhrzeit handeln.
  • Klicken Sie auf “Beenden”.

Tag anlegen

  • Legen Sie nun ein entsprechendes Tag für die Leute an, die einen Termin vereinbart haben (das brauchen wir später).
  • Klicken Sie dafür auf Kontakte -> Tags und anschließend auf den Button “Tag hinzufügen”. 
  • Benennen Sie das Tag (z. B. Termin vereinbart)

Calendly einrichten

Loggen Sie sich in Ihrem Calendly-Account ein und richten Ihre Verfügbarkeit ein. Wie das geht, können Sie hier nachlesen. 

In Zapier eine Zap erstellen

  • Melden Sie sich bei Zapier an und erzeugen eine neue Zap. 
  • Wählen Sie bei “Connect this app…” Calendly aus, bei “with this one!” Quentn. Bei “When this happens…” bestimmen Sie “Invitee Created”, bei “then do this!” wählen Sie “Create or Update Contact”. Also: Sobald ein Termin erstellt wurde, wird der Kontakt in Quentn erstellt oder aktualisiert.
  • Verbinden Sie nun Calendly mit Zapier, indem Sie die entsprechenden API-Daten in das sich öffnende Pop-Up eingeben. Folgen Sie den weiteren Anweisungen.
  • Sobald Sie bei der Einrichtung der Quentn-App angekommen sind, verbinden Sie Quentn mit Zapier und weisen anschließend die Felder zu: E-Mail-Adresse, Name(n), Telefonnummer, Termin und, ganz wichtig, das Tag, das wir in Schritt 2 erstellt haben.
  • Sobald Sie Ihre Zap fertig gestellt haben, veröffentlichen Sie die Zap.

Kampagne in Quentn anlegen

Legen Sie in Quentn eine neue Kampagne an und ziehen Sie das Ereigniselement "Tag geändert" in den Campaign Builder. Nach einem Doppelklick auf das Element geben Sie den neuen Tag “Termin vereinbart” ein. Die Kampagne wird also für alle Personen starten, die das Tag erhalten haben.

Benachrichtigung vor Terminbeginn

Wenn sie kurz vor dem Termin benachrichtigt werden möchten, verbinden Sie eine Sequenz mit dem Ereigniselement “Tag(s) geändert”. In diese Sequenz setzen Sie einen Datums-Timer und wählen den Datumstyp “Datum aus Kontaktfeld” aus. Bestimmen Sie, welches Kontaktfeld gemeint ist und geben Sie anschließend an, wie viel früher Sie benachrichtigt werden möchten - in unserem Beispiel 30 Minuten vor Beginn.

An die Sequenz verbinden Sie nun das Aktionselement “Benutzer benachrichtigen”. Öffnen Sie es mit einem Doppelklick und bestimmen Sie, wie der Titel der Benachrichtigung lauten soll, ob die Benachrichtigung via E-Mail oder Browser-Notification versendet werden und an welche Nutzer sie gesendet werden soll.

Terminbestätigung und Terminerinnerung an Kontakt

Wenn Sie den Kontakten nun z. B. eine Terminbestätigung via E-Mail senden möchten und/oder die Kontakte kurz vor dem Termin erinnern möchten, verbinden Sie nun das Element E-Mail-Bestätigung mit dem vorhergehenden Element, damit Ihre neuen Kontakte den Double-Opt-In vollziehen.

ACHTUNG: Leider wird der Double Opt-In aus Calendly nicht in Quentn übertragen. Die Kontakte kommen also mit dem E-Mail-Status "unbekannt" zu Quentn und können nicht angeschrieben werden, ein Double Opt-In über Quentn ist also unumgänglich. Damit die Kontakte nicht mehrfach einen DOI vollziehen müssen empfehlen wir, auf den DOI in Calendly zu verzichten und diesen über Quentn abzuwickeln. Kontakte, die sich bereits in Ihrer Datenbank befinden, überspringen das Element automatisch, sie müssen also nicht noch einmal ihre E-Mail bestätigen.

Anschließend können Sie eine Sequenz starten. Um einfach nur den Termin zu bestätigen, verfassen Sie eine entsprechende E-Mail und nutzen einen Platzhalter für den Termin (den finden Sie im Editor unter [T] für “Add Token”).

Um vor dem Termin noch einmal eine Erinnerung an den Kontakt rauszuschicken, nutzen sie bitte das Datums-Element. Bestimmen Sie bei “Datumstyp” “Datum aus Kontaktfeld” und definieren das Kontaktfeld, welches für diese Zwecke erstellt wurde. Nun können Sie einstellen, wie viel Zeit vor dem Termin der Kontakt erinnert werden soll. 

Nachdem Sie diese Einstellungen gespeichert haben, verfassen Sie Ihre Erinnerungsmail.

Datumsfeld einer Opportunity zuweisen

Natürlich können Sie das Datum auch gleich einer Opportunity zuweisen. 

Verbinden Sie dafür das Aktionselement “Stage wechseln” mit dem Ereigniselement “Tag(s) geändert”. Konfigurieren Sie das Element, indem Sie die Stage und das Kontaktfeld auswählen.