E-Mail-Status

E-Mail Status und Reputation

Was bedeutet der E-Mail Status?

Wenn Sie einen E-Mail Newsletter versenden, wird dieser vom Provider Ihres Mailservers an den E-Mail-Provider des Empfängers gesendet. Normalerweise empfängt der Provider diese E-Mail und speichert sie im Postfach des Empfängers. Unter gewissen Umständen kann Ihre E-Mail jedoch nicht zugestellt werden - dann wird die E-Mail-Adresse des Empfängers gesperrt. Anhand des Fehlercodes erkennt Quentn die Ursache für die Sperrung und kategorisiert die Adressen in temporäre und anhaltende Sperrung.

Bei Quentn gibt es 9 Status:

  • Grau hinterlegt sind unbekannte Kontakte.
  • Grün hinterlegt sind per Double-Opt-In bestätigte Kontakte.
  • Blau hinterlegt sind alle bestätigten Kontakte: bestätigt (single opt-in), bestätigt (manuell), bestätigt (importiert), bestätigt.
  • Orange sind abgemeldete Kontakte.
  • Rot sind alle gesperrten Kontakte: Spam, gesperrt und temporär gesperrt

Sperrungen/ Bouncemanagement

Eine temporäre Sperrung (also ein Softbounce) erfolgt, wenn zum Beispiel:

  • das Postfach des Empfängers voll ist.
  • der E-Mail-Provider zum Versandzeitpunkt nicht erreichbar war, z. B. wegen Wartungsarbeiten.

Kann die E-Mail zum ersten Mal nicht zugestellt werden, schaltet Quentn die E-Mail-Adresse nach 72 Stunden wieder frei. Aber Achtung: Die Zeitspanne erweitert sich mit jeder weiteren Blockierung (bis zu 75 Tagen)! Nach fünf temporären Sperrungen wird die E-Mail-Adresse endgültig gesperrt.

Eine endgültige Sperrung (oder auch Hardbounce) hat zur Folge, dass der Kontakt nie wieder angeschrieben werden kann. Sie erfolgt, wenn zum Beispiel:

  • die Mailadresse falsch ist - entweder, weil ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse ist, oder weil der Empfänger diese E-Mail Adresse gelöscht hat.
  • etwas mit der Domain nicht stimmt (das, was hinter dem @ steht) - auch hier kann ein Tippfehler die Ursache sein.
  • die Mail aufgrund von Spam-Verdacht abgelehnt wird.
  • die Absender-Domain wegen einer schlechten Reputation abgelehnt wird.

Als Spam wird Ihre Mail kategorisiert, wenn:

  • eine schlechte User-Interaktion beim Webmailer verzeichnet wurde. Das heißt: Der Empfänger hat schon in der Vergangenheit Mails von Ihnen erhalten, diese aber ignoriert oder in den Spam-Ordner verschoben.
  • bestimmte Wörter oder Phrasen in der Absenderadresse, Betreffzeile oder auch der E-Mail selbst vorhanden sind, wie „limitiertes Angebot“, „jetzt zugreifen“, „hier klicken“, usw.
  • es zu einer Häufung von mehr als einem starken Satzzeichen hintereinander kommt (!!! oder ???).
  • mehrere Worte oder Sätze in Versalien geschrieben sind.
  • die Reputation Ihrer Absenderadresse einen schlechten Wert hat.

Ursachen für Bounces erfahren

Falls Sie in Erfahrung bringen möchten, was die Ursache für eine Sperrung war, klicken Sie in der Kontaktübersicht auf den E-Mail-Status des betreffenden Kontakts. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Status-Historie nachvollziehen können. Bei Sperrungen wird auch der Grund für diese genannt (Z. B. hat sich der Kontakt abgemeldet, die E-Mail wurde vom Server geblockt, etc.). Zudem können Sie auch die vollständige Server-Message einsehen.

Entfernen von endgültig gesperrten Kontakten

Kontakte, die dauerhaft gesperrt wurden, können Sie aus Ihrer Liste entfernen. Gehen Sie dafür in Ihre Kontaktübersicht und filtern Sie Ihre Kontakte nach dem E-Mail-Status. Die Ergebnisse können Sie dann löschen.

Was ist eine E-Mail-Absender-Reputation?

Eine E-Mail-Absender-Reputation ist eine Bewertung mithilfe eines Scores, den ein Internet Service Provider (ISP) einem Unternehmen vergibt, das E-Mails versendet. Der Score repräsentiert die Rangordnung Ihrer IP Adresse gegenüber anderen - der Score ist entscheidend für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail! Je höher der Score, desto eher kommen die E-Mails auch bei den Empfängern an. Fällt der Score, werden die Mails in den Spam-Ordner des Empfängers gesendet oder von vornherein zurückgewiesen.

Folgende Faktoren beeinflussen den Score:

  • die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden
  • wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben
  • wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat
  • wenn das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen steht
  • wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden
  • wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken
  • wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen

Quentn unterstützt Sie dabei, einen guten Score zu erlangen. Die Adressen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar waren, werden automatisch (temporär) gesperrt. So vermeiden Sie es, wiederholt an inaktive Adressen zu senden.