Kontakte importieren

CSV Import Richtlinien

Im eigenen Interesse bitten wir Sie, diese Hinweise ernst zu nehmen, da es sonst leicht zu unerwarteten Ergebnissen und unnötiger Nacharbeit führen kann.

Zeichensatz

Bitte beachten Sie, dass die Datei im richtigen Zeichensatz gespeichert wurde. Das Quentn-System erwartet UTF-8 und wird daher die vorliegenden Daten auch so behandeln. Wenn Sie nicht wissen, welchen Zeichensatz Sie nutzen, achten Sie am besten auf Umlaute und Sonderzeichen: Bei einem falschen Zeichensatz werden diese meist falsch dargestellt. So wird aus einem Herrn Müller schnell mal ein Müller. Das sieht unschön aus und hinterlässt keinen professionellen Eindruck.

Namen und Anrede

Um erfolgreich zu importieren, müssen Anrede, Titel, Vor- und Nachname in einer separaten Spalte stehen. Je nach System, aus dem die Daten kommen, ist das nicht immer gewährleistet: Oftmals stehen verschiedene Daten in derselben Spalte oder Zelle. Einige Beispiele dafür sind:

Name

Mustermann

Max Mustermann

Max

Herr Mustermann

Herr Max Mustermann

Hr. Mustermann

Herr Dr. Max Mustermann

Dipl. Ing. (FH) Max Mustermann

Max-Georg Mustermann

Max Georg Mustermann

Max Mustermann-Müller

Max Mustermann Müller

 

Die Liste ließe sich noch weiter fortführen. Würde man als Anrede in einer E-Mail die vollständige Zeichenkette verwenden, wäre das in aller Regel kein Problem. Jedoch kann der komplette Funktionsumfang der Software so nicht genutzt werden, da Informationen verloren gehen, wie beispielsweise das Geschlecht.

Tabellenkalkulationssoftware wie z. B. Excel oder Libre Office Calc bietet üblicherweise die Möglichkeit, den Inhalt einer Spalte nach einem Trennzeichen aufzuteilen, sodass hinterher mehrere Spalten herauskommen. Würde man das obige Beispiel bei Leerzeichen trennen, käme folgendes heraus:

Mustermann        
Max Mustermann      
Max        
Herr Mustermann      
Herr Max Mustermann    
Hr. Mustermann      
Herr Dr. Max Mustermann  
Dipl. Ing. (FH) Max Mustermann
Max-Georg Mustermann      
Max Georg Mustermann    
Max Mustermann-Müller      
Max Mustermann Müller    

 

...und das führt zum nächsten Problem:

Verschiebung von Spalten

In der gezeigten Grafik kann man keine der Spalten mehr zuordnen. Weder Vor-, Nachname noch Anrede sind in derselben Spalte. Beim Import würde das zu Chaos führen.

Es würde sogar nicht nur Namen und Anrede “stören”, sondern sich auch noch auf alle folgende Spalten auswirken. Wenn die E-Mail-Adresse nicht korrekt zugeordnet werden kann, geht somit der gesamte Kontakt “verloren”.

Mehrere E-Mailadressen in einer Zeile

Hin und wieder kommt es gerade bei Geschäftskontakten vor, dass in einem Datensatz mehrere Ansprechpartner vorhanden sind. Bei einem unsauberen Export kann das dazu führen, dass mehrere E-Mail-Adressen in einer Zeile landen. Entweder in derselben Spalte oder in verschiedenen. Im ersteren Fall wäre die gesamte Zeile ungültig, da die betrachtete Zelle - die ja nur eine E-Mail-Adresse enthalten sollte - nicht mehr dem Muster einer validen Adresse entspricht. In letzterem Fall würde nur die Adresse übernommen werden, die sich in der richtigen Spalte befindet. Die anderen gingen verloren.

Bounces, Spam und abgemeldete Kontakte

Manche Anbieter exportieren standardmäßig alle Kontakte, ungeachtet ihres Status, in dieselbe Datei und vermerken in einer Spalte z. B. ein Austragungsdatum, oder dass der Kontakt “gebounced” ist. Wenn Sie Kontakte in Quentn importieren möchten, entfernen Sie bitte vorher alle Kontakte, die entweder

  • gebounced sind (Hard- und Softbounces), also beim Zustellversuch Fehler verursachen.
  • als Spam markiert sind.
  • sich bereits aus der Liste abgemeldet haben.

Alle diese Kontakte dürfen Sie entweder erst gar nicht anschreiben und falls doch, ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass der Zustellversuch scheitert und somit Ihre Absender-Reputation nach unten geht. Das wirkt sich negativ auf zukünftig versendete Mails aus - auch auf Mails, die an andere Kontakte gehen.

Checkliste zum erfolgreichen Import

  • Speichern Sie Ihre CSV-Datei mit dem Zeichensatz UTF-8 ab.
  • Stellen Sie sicher, dass Anrede, Titel, Vor- und Nachname in einer separaten Spalte stehen. Übrigens: Es reichen auch diese Daten aus, um einen Kontakt anzulegen! Die E-Mail-Adresse ist nicht zwingend notwendig, wenn der vollständige Name sowie die komplette Adresse eingepflegt werden.
  • Stellen Sie sicher, dass es keine Verschiebung von Spalten in einzelnen Zeilen gibt. 
  • Achten Sie darauf, dass nur eine E-Mail-Adresse pro Zeile vorhanden ist.
  • Entfernen Sie alle Kontakte aus der CSV-Datei, die einen Status besitzen, der das Anschreiben von vornherein verhindert. (Spam, Bounces, Abmeldungen)
  • Beachten Sie, dass in der Spalte für die Anrede ein “f” für Frau und ein “m” für Herr steht.

Import

Gehen Sie im Menü auf Kontakte und Importieren.

ACHTUNG: Fand Double-Opt-In statt?

Sie dürfen E-Mail-Marketing nur an Kontakte betreiben, die Ihnen ausdrücklich eine Erlaubnis erteilt haben (Double-opt-in)! Aus diesem Grund können wir keine E-Mail-Adressen genehmigen, bei denen keine Einverständniserklärung des Empfängers vorliegt (Double-Opt-In). Dies gilt insbesondere für generische Adressen beginnend mit "office@" oder "info@".

Schritt für Schritt:

  • Wählen Sie eine CSV-Datei mit Ihren Kontakten aus.
  • Bestimmen Sie das Feld-Trennzeichen (Komma, Semikolon etc.).
  • Weisen Sie Spalten zu Kontaktfeldern und Tags zu.
  • Beantworten Sie die Fragen wahrheitsgemäß.

Vorbereitung

Falls Ihre Kontakte noch nicht im CSV-Format vorliegen, öffnen Sie diese mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc. Entfernen Sie ggf. Spalten, zu denen kein korrespondierendes Kontaktfeld in Quentn vorliegt. Die in Quentn verfügbaren Kontaktfelder können Sie sehen, indem Sie einen bestehenden Kontakt editieren oder neu erstellen.

Bestimmte Kontaktfelder wie Tags- oder Datumsfelder müssen in Ihrer Tabelle in einem bestimmten Format vorliegen, damit Quentn sie korrekt importieren kann. Falls bestimmte Spalten Ihres Datensatzes nicht das gewünschte Format aufweisen, können Sie diese oft einfach über die Ersetzungsfunktion Ihres Tabellenkalkulationsprogramms entsprechend abändern.

Spezielle Felder

Tags

Tags müssen jeweils in einer einzelnen Spalte pro Datensatz (Zeile) aufgelistet sein. Das verwendete Trennzeichen sollte hier entweder ein Komma, Semikolon, Doppelpunkt oder Leerzeichen sein.

Beispieldatensatz mit Tags
Name Vorname E-Mail Tags
Mustermann Max m.mustermann@email.de Ebook Käufer, Interesse Badezusätze, IM-Event 2017

Datumsfelder

Datumsfelder (z.B. für das Kontaktfeld „Geburtsdatum“) müssen immer im Format ISO 8601 vorliegen. Beispiel: "2004-02-12T15:19:21+00:00" oder "2004-02-12".

Feld Land

Länder müssen im Format ISO 3166-1 alpha-2 abgelegt werden. Beispiel: "DE" für Deutschland oder "IT" für Italien.

Feld Anrede

Das Feld für die Anrede bestimmt bei Quentn auch gleichzeitig das Geschlecht des Kontakts. Dies ist z.B. für die automatische, geschlechterspezifische Anrede in E-Mails nützlich. Allerdings darf hier nur ein einzelner Buchstabe übergeben werden: "F" für Frauen und "M" für Männer.

Beispieldatensatz mit Anrede
Name Vorname E-Mail Anrede
Mustermann Max m.mustermann@email.de m
Musterfrau Christiane c.musterfrau@email.de f

Speichern Sie Ihren Datensatz im Dateiformat "CSV" ab. Falls möglich: achten Sie darauf, dass die Dateikodierung das Format UTF-8 besitzt und das Trennzeichen entweder ein Komma oder Semikolon ist.

  1. Import: Klicken Sie im Hauptmenü auf Kontakte Import und starten Sie den Upload für Ihre CSV-Datei.

  2. Trennzeichen wählen: Falls Sie das verwendete Trennzeichen Ihrer CSV-Datei kennen, wählen Sie es unter Erweiterte CSV-Optionen aus. Tipp: MS-Excel verwendet in der deutschen Version ein Semikolon, LibreOffice Calc verwendet ein Komma (Standard). 

  3. Tags zuordnen (optional): Sie haben die Möglichkeit, Ihren zu importierenden Kontakten Tags zu zuordnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mehrere CSV-Datensätze importieren möchten, welche jeweils verschiedenen Kundengruppen angehören.

  4. Felder und Spalten zuordnen: Da Quentn nicht weiß, welche Spalte Ihrer Tabelle zu welchem Kontaktfeld gehört, müssen Sie diese Felder nun zuweisen. Quentn zeigt Ihnen die ersten 10 Datensätze jeder Spalte in einem separaten Fenster an. Sehen Sie die einzelnen Spalten Ihrer Tabelle? Falls nein, klicken Sie auf vorherige und wählen Sie ein anderes Trennzeichen. Ordnen Sie nun die einzelnen Spalten den entsprechenden Kontaktfeldern zu. Beachten Sie: Ordnen Sie die E-Mail-Adresse dem Feld Primäre E-Mail zu. 

  5. Fragebogen ausfüllen: Falls Sie beabsichtigen, den zu importieren Kontakten E-Mails zu senden, klicken Sie bei der Frage Planen Sie Werbe-E-Mails an diese Kontakte zu versenden? auf "Ja" und füllen Sie den Fragebogen aus. Bitte geben Sie uns so viele Informationen wie möglich zu Ihrem Datensatz an. Je mehr Informationen Sie uns geben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Datensatz schnell genehmigt wird. Klicken Sie anschließend auf Weiter

  6. Prozess: Warten Sie, bis der Fortschrittsbalken 100% erreicht hat. Sie werden nun auf die Import-Status-Seite weitergeleitet. Hier sehen Sie den aktuellen Status Ihres Imports: Warten auf Genehmigung. So bald Ihr Import genehmigt wurde, wird der Status auf Genehmigt wechseln.  Sobald Ihre Daten bei uns eingereicht wurden, werden diese von einem Quentn-Mitarbeiter ausgewertet und ggf. genehmigt oder auch abgelehnt. Daher ist es wichtig, dass Sie uns im Fragebogen so viele Informationen wie möglich über die Herkunft Ihrer Daten mitteilen. Daten unbekannter oder dubioser Herkunft werden von uns immer abgelehnt! Beachten Sie auch, dass wir Sie im Rahmen der Prüfung eventuell bitten, uns die Zugangsdaten Ihres Drittanbieters zu übersenden. Dies kann vor allem bei größeren Datensätzen (>10.000 Kontakte) notwendig sein.