eTermin

Bei eTermin handelt es sich um ein Online-Terminplanungs-Tool.

Wenn Sie auf Termineintragungen in Quentn reagieren möchten, müssen Sie eTermin und Quentn mit Hilfe von Zapier verbinden. Dafür benötigen Sie mindestens einen Basic-Account.

Schritt 1: Kontaktfeld des Typs "Datum" in Quentn erstellen

Gerade, wenn Sie Daten mit oder ohne Uhrzeit in Quentn übertragen möchten, um z. B. Opportunities in der Sales Stage zu updaten und die Termine im Blick zu haben, benötigen Sie zuerst ein Kontaktfeld des Typs Datum. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie im Menü auf Kontakte -> Kontaktfelder und anschließend auf Neues Feld hinzufügen.
  • Geben Sie dem Feld einen Titel. Unter Beschreibung können Sie sich Notizen machen.
  • Bestimmen Sie den Feldtyp "Datum" und im nächsten Schritt, ob es sich um ein Datum mit oder ohne Uhrzeit handelt.
  • Klicken Sie auf weiter, um Ihr Feld zu speichern.

Schritt 2: Zap anlegen und Trigger konfigurieren

Melden Sie sich auf der Zapier Webseite an und erzeugen eine neue Zap. Als Trigger wählen Sie eTermin aus und wählen außerdem, auf welches Ereignis Sie reagieren wollen. Verbinden Sie anschließend Ihren eTermin -Account und folgen Sie den Anweisungen in Zapier, um den Trigger fertig zu konfigurieren.

Schritt 3: Create or Update Contact

Wählen Sie als Action-App Quentn aus und wählen Sie die Aktion “Create or Update Contact”.

Schritt 4: Zap mit Quentn verbinden

Verbinden Sie nun Quentn mit Zapier unter “Connect Account”. Hier öffnet sich beim Klick ein neues Fenster, über das Sie Ihre Zap mit Ihrem Quentn-Account verbinden können. Es sind zwei Werte nötig, die Sie Zapier mitteilen müssen: Die API-URL und den API-Key. Beides finden Sie in Ihrem Quentn-Account unter Mein Konto -> API Info -> Zapier API. (Anleitung hier) Kopieren Sie beide Werte in die entsprechenden Felder bei Zapier und folgen Sie den weiteren selbsterklärenden Anweisungen. 

Schritt 5: Felder auswählen

Nachdem Sie in Zapier Ihren Quentn-Host ausgewählt haben, kommen Sie nun zu “Set up Quentn Contact”. Hier können Sie die Daten aus dem Termin-Tool übernehmen. Zwei sind jedoch wichtig: Primary Email und Ihr eben angelegtes Kontaktfeld des Typs Datum.

Klicken Sie auf "Continue" und "Finish", benennen Sie Ihre Zap und veröffentlichen Sie sie.

Nur auf Eintragung reagieren

Schritt 5: Tag kreieren (optional)

Gehen Sie in Quentn und kreieren Sie einen neuen Tag. Das können Sie unter dem Menüpunkt Kontakte Tags. Klicken Sie auf den Button “Tag hinzufügen” und benennen Sie ihn, z. B. mit “Termin Beratung”.

Schritt 6: Felder auswählen

Gehen Sie nun wieder zu Zapier. Nachdem Sie Ihren Host ausgewählt haben, kommen Sie nun zu “Set up Quentn Contact”. Hier können Sie die Daten aus dem Termin-Tool übernehmen. Zwei sind jedoch wichtig: Primary Email und Add Tags.

Klicken Sie bei “Primary Email” rechts auf das Listensymbol und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus. 

Bei dem Feld “Add Tags” wählen Sie den soeben erstellten Tag aus.

Klicken Sie auf "Continue" und "Finish", benennen Sie Ihre Zap und veröffentlichen Sie sie.

Schritt 7: Kampagne in Quentn anlegen

Legen Sie in Quentn eine neue Kampagne an und ziehen Sie das Ereigniselement "Tag geändert" in den Campaign Builder. Nach einem Doppelklick auf das Element geben Sie den neuen Tag “Termin Beratung” (bzw. den Namen des eben erstellten Tags) ein. Die Kampagne wird also für alle Personen starten, die den Tag neu erhalten.

Verbinden Sie nun das Element E-Mail-Bestätigung mit dem vorhergehenden Element, damit Ihre neuen Kontakte den Double-Opt-In vollziehen. Kontakte, die sich bereits in Ihrer Datenbank befinden, überspringen das Element automatisch, sie müssen also nicht noch einmal ihre E-Mail bestätigen.

Anschließend können Sie eine Sequenz starten. Die Kampagne arbeitet natürlich erst, wenn Sie sie veröffentlicht haben.