Serienbrief erstellen

Mit der Funktion des Seriendrucks (Word-Nutzern auch als Serienbrief bekannt) können Sie individualisierte Anschreiben für Ihre Quentn-Kontakte erstellen. Ob nun spezielle Angebote, Einladungen oder Informationsschreiben - das alles und noch viel mehr können Sie mit dieser Funktion an jeder Stelle Ihrer Leadqualifizierung umsetzen.

Um eine Serienbrief mit Quentn zu erstellen, haben Sie 2 Möglichkeiten: Entweder, Sie starten die Aktion über die Kontaktübersicht, oder direkt über die Kampagne.

Was Sie im Vorfeld jedoch benötigen, ist Ihre Briefvorlage mit der Verwendung der Platzhalter, die ersetzt werden sollen

Briefvorlage erstellen

  • Erstellen Sie Ihre Vorlage (z. B. in Word, Libre Office oder Open Office) und speichern Sie sie als .docx-Dokument ab.
  • Als Platzhalter können Sie alle Kontaktfelder nutzen, die Sie in Quentn zur Verfügung haben: Von “einfachen” Feldern wie Name und Adresse bis hin zu eigenen Kontaktfeldern. 
 

ACHTUNG

Die Schreibweise der Platzhalter ist anders, als in den E-Mails! Statt [Platzhalter] wird ${Platzhalter} zur Umrandung genutzt.
Also statt [contact:mail] müssen Sie nun ${contact:mail} schreiben.

Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Platzhalter:

 

Platzhalter

in Quentn

für Seriendruck

primäre E-Mail

[contact:mail]

${contact:mail}

Hallo xxx

[contact:salutation_casual_2]

${contact:salutation_casual_2}

Lieber xxx

[contact:salutation_casual_3]

${contact:salutation_casual_3}

Sehr geehrte(r)

[contact:salutation_polite]

${contact:salutation_polite}

Lieber Herr/Frau

[contact:salutation_polite_2]

${contact:salutation_polite_2}

Anrede

[contact:title]

${contact:title}

Anrede 2

[contact:title2]

${contact:title2}

Vorname

[contact:first_name]

${contact:first_name}

Nachname

[contact:family_name]

${contact:family_name}

Firma

[contact:company]

${contact:company}

Stellenbezeichnung

[contact:job_title]

${contact:job_title}

Land

[contact:ba_country]

${contact:ba_country}

Postleitzahl

[contact:ba_postal_code]

${contact:ba_postal_code}

Region

[contact:ba_state]

${contact:ba_state}

Ort

[contact:ba_city]

${contact:ba_city}

Adresszusatz

[contact:ba_street2]

${contact:ba_street2}

Straße /Hausnummer

[contact:ba_street]

${contact:ba_street}

Telefon

[contact:phone]

${contact:phone}

Geburtsdatum

[contact:date_of_birth]

${contact:date_of_birth}

Seriendruck in einer Kampagne einrichten

  • Setzen Sie eine Sequenz an die Stelle in Ihrer Kampagne, an der Ihrer Meinung nach der Lead qualifiziert ist für Ihren Serienbrief (z. B. eine Einladung zu einer Veranstaltung).
  • Öffnen Sie die Sequenz mit einem Doppelklick. 
  • Ziehen Sie das Element “Brief senden” auf Ihr Whiteboard und öffnen dieses erneut mit einem Doppelklick.
  • Laden Sie Ihren Brief hoch und klicken Sie auf Weiter.
  • Geben Sie Ihrem Projekt einen Titel und überprüfen Sie Ihre Briefvorlage. Es wird Ihnen angezeigt, wie viele verschiedene Platzhalter in dem Dokument gefunden wurden.
  • Speichern Sie und veröffentlichen Sie Ihre Kampagne.
Sequenz
Manueller Start der Kampagne mit Sequenz (andere Anschlusspunkte wie z. B. andere Sequenzen etc. sind natürlich ebenfalls möglich)
Element Brief senden
Element “Brief senden”
Projekt benennen
Projekt benennen
Brief hochladen
Brief hochladen

Seriendruck aus der Kontaktübersicht

  • Gehen Sie in Ihre Kontaktübersicht und filtern Sie sich die gewünschte Kontakte heraus, die den Seriendruck erhalten sollen.
  • Starten Sie die Aktion “Brief senden” und folgen Sie den weiteren Anweisungen.
Aktion starten
Aktion über Kontaktübersicht starten

Seriendruck durchführen

Sobald Sie in Ihrer Kampagnenübersicht sind, bzw. die Aktion gestartet haben, sehen Sie oben rechts neben “Mein Konto” das Drucker-Symbol. Klicken Sie darauf und Sie kommen in die Aufgabenübersicht.

Alternativ klicken Sie auf “Mein Konto” und dann auf “Aufgaben”.

In der Übersicht sehen Sie nun Ihren Druckauftrag. Klicken Sie auf Drucken.

 

ACHTUNG

  • Bitte beachten Sie, dass nur maximal 100 Kontakte auf einmal in den Seriendruck gehen können.
  • Vor- und Nachname sowie die vollständige Adresse müssen in dem Kontakt hinterlegt sein. Alle Kontakte, bei denen diese Daten nicht vollständig hinterlegt sind, werden NICHT in dem Serienbrief aufgenommen.

Sie haben nun die Wahl zwischen einem Serienbrief als Docx-Datei oder als CSV-Datei. 

 

Information:

Wie Sie mit Hilfe einer CSV-Datei in Word einen Seriendruck erstellen, erfahren Sie hier.

Wie Sie mit Hilfer einer CSV-Datei in Libre Office einen Seriendruck erstellen, erfahren Sie hier.

Klicken Sie den gewünschten Dateityp an (wir empfehlen die Docx-Datei) und laden Sie sie sich herunter.

Druckauftrag
Druckauftrag
Drucken
Drucken
Druckdatei erzeugen
Druckdatei erzeugen

In der Docx-Datei wurden nun alle Platzhalter ersetzt. Haben Sie eine einseitige Vorlage gehabt und 10 Kontakte für den Seriendruck ausgewählt, erhalten Sie nun also eine 10-seitige Datei, die Sie nun ausdrucken können. 

Kontrollieren Sie jedoch zuerst die Formatierung, ob alles zufriedenstellend aussieht.

Serienbrief erneut versenden

  • Klicken Sie auf Mein Konto -> Aufgaben. Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer bisherigen Druckaufträge. 
  • Suchen Sie sich den gewünschten Auftrag heraus und klicken Sie auf Aktionen -> Historie ansehen.
  • Hier sehen Sie nun, wann Sie den Auftrag erstellt haben und wie viele Kontakte sich darin befinden. 
  • Klicken Sie auf “Details”, um erneut die Druckdatei zu generieren.
Historie
Historie
Übersicht
Übersicht
Druckauftrag erneut generieren
Druckdatei erneut generieren